2011年02月08日

中小企業におけるメール活用術 〜CC配信の重要性〜

中小企業において仕事でEメールを使う場合に注意すべきこと、

それは、Eメールが「正式な社外文書」であると言うことであり、これを忘れてはいけません。


特に経営者の皆さんは社員の皆さんが会社の外部に対してどのようなメールの送受信をしているかをご存知でしょうか?


従来、社員が他社の方とコミュニケーションを図る場合、電話であればその話声が周囲の人に聞こえますし、FAXも同様に内容を皆で共有することができます。
また、郵送の文書を送信する場合であれば送信前に上司の方がチェックをするはずです。

ところがEメールの場合は、特にユーザーが意識して上司や関係者にも送信しない限りは、その個人のみが社外とのやりとりを行うことになります。

会社組織における企業活動において、たった一人の個人しか情報を持たない社外とのコミュニケーションは極めて危険ですし、おそらくこれを許されるのはトップの方だけだと思います。

会社でICT技術を使いこなすというのは、単に難解なコンピュータの操作を出来れば良いというものではありません、メールも組織の運営にあわせて「正しく」使うことが大切なのです。

CCを徹底させること

このような話は、既に実践されている会社の方からすればとても可笑しい話に思うかもしれませんが、中小企業においてはこの「CC」も全く使わずにメールをやり取りしてる実態があります。

「CC」とは、「カーボンコピー」のことであり、書類をボールペンで書く際に、同じ書類を重ねた間に、挟むあの黒い「カーボン紙」による複写文書のことです。 最近であれば、宅配便の送信伝票、保険の加入申込書、銀行の口座開設申込書などに使われていますね。


担当者から外部の方にメールを送信する場合は、メーラーの「TO」に相手先のアドレスを記入するほか、「CC」に自社の直属の上司のアドレスを記入することは非常に重要です。

メールを受け取った相手は、この「CC」に送信元の会社の上司のアドレスが含まれていることを確認して、これが単独個人からのメールではなく、「会社組織」からのメールであると判断するのです。

中小企業では、経営者が従業員の一人ひとりに責任を任せるケースが多く見られますが、大企業、中小企業に関わらず、社外とのやり取りは必ず個人ではなく、「組織」として行わなければなりません。


また、別のケースとして、メールのやり取りの相手に、自社の上司への「CC送信」を知られたくない場合もあるでしょう。

例えば、自身が会社の窓口としてお客さんとのやり取りを行う場合です。

このような場合は自分自身が会社の代表ですから、メールを受け取ったお客さんがCCアドレスに上司の名前は見えないほうが良いのです。

ならば、CCへの配信は行わなくて良いのでしょうか?

答えは「NO」です。

このようなケースにおいても、やはり社外のお客さんにメールを送る際は、CCでなく
「BCC(ブラインド・カーボンコピー)」で上司へのメールを送るべきなのです。

「ブラインド」とは「見えない」を意味するとおり、送信先のお客さんが自社の上司のメールアドレスの存在を知ることはありません。

しかし、上司にはこのメールのやり取りがしっかりと届いているのです。

以上、仕事にEメールを利用する場合の注意を述べて参りました。


Eメールが企業のコミュニケーションとして存在する以前は、会社間のやりとりをする書類がデスクの間で流れるように渡されていたのですが、近代ではこの習慣はなくなりつつあります。

このような状況の中、中小企業ではEメールを会社に導入したことで逆に、会社組織内部の情報伝達が粗雑になってしまうリスクが多いにあるのです。


経営者の皆様におかれましては、PCの操作技術以上に「使い方」に注意をする必要があることを理解して頂きたいと思います。
posted by Toshiya at 15:53| Comment(0) | 日記

2011年01月14日

旧友と久々にビデオチャット

先日、旧友と久々にビデオチャットで話をしました。


彼とは日立製作所の同期入社の間柄で、もう20年以上の付き合いになります。

私のホームページの「出張パソコン家庭教師」のコーナーを見ながら、

「スゴイ人がパソコンをしているじゃないか!!」

と、声を上げて驚いていました。


彼の言う「スゴイ人」とは、写真の女性のことだと思いますが、確かに高齢の方がパソコンに向かう姿は会社では見られない光景です。

しばらくして友人は、

「あれ?このおばあちゃん、ブラインドタッチじゃないか?」

と、気が付いてくれたようです。


そうなんですよ...。 流石に見る人が見るとわかるんですね。

私のPC家庭教師はマンツーマンで指使いから指導しますので、最初はかなり苦しいかもしれませんが、手元を見ずに文字をうつ「ブラインドタッチ」をマスターすることで、パソコンの操作スキルは格段に上がります。

「姿勢も良くって、スゴイじゃないか...。」

と、彼はスゴイを連発。


「オマエも相変わらずだなぁ...。」

と、今の仕事に目を通して色々とコメントをくれる友人に感謝の一日でした。
posted by Toshiya at 16:55| Comment(0) | 日記

2011年01月05日

コンピュータ技術者に必要なモノ

コンピュータ技術者になるために大切なものとは一体なんでしょう?


この質問に対して、私は「それは『好奇心』です。」と答えます。


私がコンピュータと初めて出会ったのは、実に30年前の小学校5年生の頃のことでした。

回想:コンピュータとの出会い

あれから30年の時を経た現在、パーソナルコンピュータは非常に安価に誰もが手に入れることが可能なツールの一つになりました。

また、昨今のオープンソースソフトウェアが世に広く普及したおかげで、お金をかけずにソフトウェア開発を行うことも可能なのです。

そんな中、まさに「好奇心」こそがコンピュータ技術者を育てると言って間違いないと思っています。

私は目の前にあるパソコンは、まるでコンピュータ技術の大海を航海するためのボートであるように思うのです。

様々なコンピュータ技術に興味を持ち、その技術を勉強することは大海原を航海しながら、宝探しをしてることに良く似ていると思います。


とにかく、コンピュータ技術は日進月歩で、まるで「ビッグ・バン」のように、まだまだその広がりを見せています。

とてもそのすべてを理解することは不可能に近いことですが、この大宇宙の中で人類が火星を目指すのと同様に、コンピュータ技術の中でも何かひとつ小さなことから習得することは素晴らしいことに思うのです。

posted by Toshiya at 08:44| Comment(0) | 日記